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Guide de préparation à la certification

CAN/CGSB 131.10-2008

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Un pas dans la bonne direction

Votre décision d’obtenir la certification en vertu de la norme CAN/CGSB 131.10-2008, Services de traduction sera un avantage pour votre entreprise et pour vos clients tout au long de votre relation professionnelle. Cette certification vous donnera un avantage concurrentiel en prouvant plus que jamais à vos clients que votre entreprise est digne de confiance.
La conformité à la norme peut aussi contribuer à améliorer les activités quotidiennes de votre entreprise et de votre équipe grâce à la clarification des rôles, des processus et des livrables dans le but d’assurer l’efficacité et la rentabilité des projets.
La certification en vertu de la norme nationale renforce votre entreprise ainsi que vos relations avec vos clients, vos employés et vos fournisseurs. Elle contribue également à accroître la confiance du public envers l’industrie canadienne de la traduction, ici et partout dans le monde.

La norme nationale CAN/CGSB 131.10-2008 ne s’applique pas seulement à vos services de traduction; elle touche également les services que vous offrez à vos clients par le biais de processus et de procédures clairement définis afin de leur garantir une qualité inégalée.
Cette norme a été élaborée par un comité de 29 personnes, composé de représentants de l’AILIA, de l’industrie, du milieu gouvernemental, du domaine de l’enseignement et d’associations professionnelles, ainsi que de clients.
Le processus qui a servi à l’élaboration de la norme a été établi et dirigé par l’Office des normes générales du Canada (ONGC) et le Conseil canadien des normes (CCN).
À la suite de l’adoption de la nouvelle norme nationale, l’AILIA a procédé à la sélection d’un fournisseur de services de vérification afin d’effectuer des évaluations indépendantes chez les fournisseurs de services de traduction en quête de la certification. Par suite d’un processus de sélection établi par les membres du comité, l’AILIA a retenu Orion Assessment Services of Canada comme fournisseur de services de vérification.
Le présent guide a pour but de vous aider à vous préparer à la vérification sur place d’Orion Assessment Services en vue de l’obtention de votre certification. Il vous aidera à démarrer et à suivre ce processus qui contribuera à la solidité et au dynamisme de votre entreprise.

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Avantages de la certification

La norme nationale CAN/CGSB-131.10-2008, Services de traduction a été établie en 2008. Elle a été élaborée à partir de la norme EN 15038 sur les services de traduction du Comité européen de normalisation (CEN). Les différences de formulation et de contenu expriment la perspective canadienne sur les services de traduction. En d’autres termes, la norme été élaborée pour définirles exigences relatives à la prestation de services de traduction de l’industrie canadienne et de ses clients partout dans le monde.
Les avantages de la certification vont bien au-delà du facteur crédibilité.
Vous constaterez que le processus de préparation à la certification vous aide aussi à améliorer vos systèmes et vos services de manière à accroître l’efficacité de vos opérations quotidiennes.
La certification offre plusieurs avantages :

  • Une équation de valeur unique qui vous distinguera de bien des concurrents.
  • Une crédibilité supplémentaire qui renforcera la confiance des clients envers vous.
  • Une homogénéité accrue des processus et de la qualité.
  • Un meilleur rendement qui garantira la satisfaction des clients.
  • Des processus et des procédures internes plus clairs, ainsi qu’un déroulement du travail et une définition des rôles améliorés afin d’établir clairement les attentes pour vos clients et votre personnel.
  • Une méthodologie qui permet de repérer et de corriger tout élément de non-conformité, ce qui contribue aussi à la satisfaction des clients.
  • Une meilleure gestion du risque et une protection accrue pour tous – les fournisseurs de services de traduction, les clients, les particuliers et le grand public.
  • L’harmonisation de la terminologie propre à l’industrie de la langue.

Tous ces avantages valent largement l’investissement nécessaire. La conformité suppose en effet un investissement en temps de votre part, et la vérification elle-même demande un investissement financier. Les coûts liés à la vérification varient en fonction de la taille et de la structure de votre entreprise. Vous pouvez demander à Orion Assessment Services de vous soumettre un devis avant de poursuivre vos démarches.
D’abord conçue à l’intention des fournisseurs de services de traduction, la norme nationale CAN/CGSB-131.10-2008 s’applique aussi aux particuliers.
Les organisations et les entreprises exigent de plus en plus de leurs fournisseurs de services de traduction (même les indépendants) qu’ils soient certifiés CGSB 131.10-2008. La certification offre ainsi de nouvelles perspectives d’affaires aux traducteurs indépendants.

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Comment démarrer

Les premières étapes de votre certification CGSB 131.10-2008

L’obtention de la certification en vertu de la norme nationale pour les services de traduction est une décision importante pour l’avenir de votre entreprise. Il existe des ressources pour vous aider à prendre une décision éclairée et à comprendre les avantages et les obligations de la certification. Si vous avez des questions ou des préoccupations, ou pour en savoir davantage sur la certification avant d’entreprendre vos démarches, vous pouvez communiquer avec Orion Assessment Services of Canada au 416 709-8070 ou visiter leur site Web. Orion est le fournisseur officiel de services de vérification pour la certification CAN/CGSB 131.10-2008.

Apprenez à connaître la norme

La première chose à faire, c’est de vous procurer la norme et de la lire afin de bien en comprendre tous les éléments. Si vous avez réellement l’intention d’obtenir la certification, vous devez vous servir du document complet sur la norme, car les directives ne fournissent pas suffisamment de détails pour vous aider à vous préparer à la vérification.
Tous les éléments de la norme sont fondés sur des pratiques d’affaires éprouvées pour tous les fournisseurs de services de traduction. La plupart des fournisseurs sont doublement déterminés à obtenir leur certification après avoir lu la norme. En réalité, vos activités professionnelles sont déjà sans doute largement conformes. Il se peut cependant que vous ayez à combler certains écarts, par exemple en documentant vos procédures.
En lisant la norme, portez attention à l’utilisation de certaines formulations et à la manière dont elles peuvent jouer au moment de la vérification de votre entreprise. Par exemple, l’utilisation des mots « doit » et « peut » par rapport à « devrait » et « pourrait » marque la différence entre une exigence requise et une pratique recommandée.
Après avoir parcouru la norme, vous pouvez demander des précisions sur les points que vous ne comprenez pas en communiquant avec un représentant de l’AILIA ou d’Orion Assessment Services. Vous serez ensuite prêt à procéder à l’analyse des écarts.

Faites intervenir votre équipe

Au moment d’entreprendre vos démarches en vue de la certification CAN/CGSB 131.10-2008, expliquez à vos employés en quoi consiste le processus et pourquoi vous désirez obtenir la certification. Dites-leur comment ils peuvent ou doivent vous aider à vous préparer et à réussir la vérification, et en quoi leur travail sera touché. Dans la plupart des cas, l’incidence sera minimale si vous avez déjà des processus en place. Vos employés seront peut-être en mesure de vous donner des conseils et de vous aider à vous préparer. Plusieurs d’entre eux auront également un entretien avec le vérificateur d’Orion Assessment Services pendant la vérification; c’est pourquoi vous avez avantage à les informer et à les faire participer.

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En quoi consiste la norme

Voici une vue d’ensemble des principales sections :

Les ressources humaines

En tant que fournisseur de services de traduction, vous devez avoir une procédure documentée pour vous assurer d’embaucher des personnes qui possèdent les connaissances et les aptitudes requises et faire en sorte que tous vos experts conservent leurs compétences et les mettent à jour.

Les traducteurs

Cette section porte sur les compétences spécifiques et les qualifications documentées de vos traducteurs, réviseurs et relecteurs. Elle traite notamment des compétences linguistiques, des aptitudes à la recherche et des connaissances culturelles et techniques requises pour garantir la précision notionnelle et contextuelle.

Les ressources techniques

Votre entreprise doit disposer du matériel et des logiciels pertinents. Cette section vous permet de vous assurer que votre entreprise est dotée des outils nécessaires pour fournir non seulement des services de traduction de qualité, mais également une gestion de projet efficace, des données financières précises et des mesures éprouvées de protection de l’information.

Le système de gestion de la qualité

La constance de la qualité est un objectif clé de la norme. Cette section décrit toutes les exigences relatives à votre système de gestion de la qualité. Les objectifs de qualité pour toutes les étapes d’un projet de traduction doivent être documentés, y compris le suivi après la réalisation du projet et la gestion des plaintes.

La relation client-fournisseur de services

Cette section porte sur la documentation de vos procédures administratives à toutes les étapes de vos relations clients. Elle comprend le traitement de la demande initiale, l’analyse de faisabilité du projet, la production de devis, les ententes, la facturation, les modalités de paiement et la résolution des conflits.

Les procédures de gestion de projet

La documentation de vos procédures de gestion de projet fait en sorte que tous vos projets sont traités de la même manière. Elle doit porter sur toutes les étapes du processus : l’analyse, l’énoncé des travaux, l’affectation des ressources, la gestion du temps, les communications, la gestion de la qualité, l’archivage, la vérification et la facturation.

Le processus de traduction

Vous devez être en mesure de démontrer que vous recueillez et fournissez tous les renseignements dont vos experts ont besoin pour fournir un produit qui est à la fois précis sur le fond et bien adapté au public cible sur le plan stylistique. La précision et la qualité de la traduction doivent aussi faire l’objet d’une vérification, d’une révision, d’une relecture technique et d’une lecture finale avant la livraison au client

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Analyse des écarts

Qu’est-ce que l’analyse des écarts?

L’analyse des écarts est une comparaison de vos procédures et de votre documentation actuelles avec les exigences de la norme. Cet exercice vous permet de repérer tous les écarts qui se présentent dans votre structure actuelle et d’y remédier. Il se peut que vous découvriez de petites lacunes dont vous n’étiez pas conscient. Vous aurez ainsi l’occasion d’améliorer et d’harmoniser vos façons de faire conformément à des pratiques d’affaires solidement éprouvées.

Comment procéder à l’analyse des écarts?

Il y a plusieurs manières d’effectuer une analyse des écarts, et aucune règle spécifique. Vous êtes donc libre d’établir la méthode qui convient à votre entreprise. Chaque entreprise peut avoir des considérations différentes (selon que vos experts sont employés ou sous-traitants, par exemple). Les modalités générales de la norme sont les mêmes pour tous les fournisseurs de services de traduction. C’est pourquoi la liste suivante d’options et de conseils d’analyse des écarts peut vous être utile.

  • Envisagez, comme le font certains fournisseurs, de créer un graphique qui donne une perspective globale du fonctionnement de votre entreprise. Ce graphique peut ensuite vous servir de feuille de route et faciliter le repérage des éventuelles lacunes ainsi que la mise en priorité des interventions nécessaires.
  • Rassemblez tous les dossiers, formulaires, documents et procédures documentées qui existent déjà.
  • Évaluez vos processus actuels de A à Z par rapport aux exigences de la norme et soulignez les éléments de la norme auxquels vous n’estimez pas être entièrement conforme.
  • Songez à bâtir un tableau ou une liste de vérification où vous pourrez, pendant votre évaluation, prendre des notes sur certaines mesures nécessaires, certaines questions à élucider et d’autres éléments que vous ne voulez pas oublier d’aborder.
  • Entretenez-vous avec vos employés pour vous assurer qu’ils font bien leur travail quotidien dans le respect de vos procédures documentées. Notez tout facteur de non-conformité dans vos pratiques internes.
  • Prenez note des procédures qui sont en place, mais qui ne sont pas officiellement documentées. Il peut s’agir de procédures que vous et vos employés connaissez déjà à fond et qu’il suffit maintenant de résumer dans un document écrit.

Pour obtenir plus de détails sur la façon de procéder à l’analyse des écarts, visitez le site d’Orion Assessment Services.

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Règlement des écarts

Pour la plupart des fournisseurs de services de traduction, lorsque vient le temps de régler les écarts identifiés au moment de l’analyse des écarts, il n’est pas nécessaire de repartir à zéro ou de réinventer la roue. Les procédures mentionnées dans la norme correspondent à celles qui sont déjà en vigueur dans les activités quotidiennes des entreprises, et le processus de certification vous permet d’organiser et de documenter ces procédures.
Le temps que durera votre préparation dépendra des écarts que vous aurez identifiés au moment de l’analyse. Vous pourriez n’avoir qu’un élément à rectifier, ou plusieurs interventions à envisager. Chaque entreprise a ses particularités, ses forces et ses lacunes. Il se peut que votre préparation ne prenne que quelques heures si votre entreprise a déjà de solides processus et une orientation qualité bien établie.

Documenter vos procédures

La documentation de vos procédures actuelles n’est pas nécessairement un travail très complexe. Vous devez avoir la documentation indiquée dans la norme, mais il n’y a aucune règle quant à la forme précise de cette documentation.
Le regroupement de toute votre documentation en un seul endroit peut faciliter le processus de vérification et vous aider à former et à informer vos employés et vos clients. La norme ne vous oblige cependant pas à tout regrouper ou intégrer. Vous pouvez avoir une série de documents opérationnels et promotionnels, par exemple. L’important, c’est de pouvoir démontrer que vos processus existent et qu’ils sont clairs et accessibles à vos clients et aux membres de votre équipe.
Tout le monde y gagne par ailleurs si vous avez des procédures et de la documentation intégrées, harmonisées – non seulement au moment de la vérification, mais aussi dans votre exploitation quotidienne. Il y a des outils dont vous pourriez vous doter pour faciliter ce travail d’intégration et d’harmonisation (des logiciels de gestion de la traduction et de gestion de projet, par exemple, et des outils de bases de données).

Exemples
  • Révisez vos dossiers de ressources humaines pour vous assurer que vous avez une copie des diplômes, des certifications et des accréditations de vos employés. Précisez vos procédures d’embauche et le processus de gestion de vos sous-traitants par rapport aux employés permanents. Assurez-vous que vous avez de la documentation sur l’évaluation du rendement. Vous pourriez aussi créer une trousse de bienvenue pour expliquer vos procédures aux nouvelles ressources.
  • Pour les ressources techniques et administratives, assurez-vous que vos systèmes informatiques sont organisés adéquatement de manière à assurer la fiabilité du stockage et de la récupération de tous les documents, y compris les contrats des clients, les rapports financiers, etc. Assurez-vous aussi d’avoir des processus fiables de sauvegarde et de sécurité.
  • Envisagez de mettre en place un logiciel de gestion de la traduction ou un logiciel de gestion de projet pour faire le suivi de tous les projets depuis la demande initiale jusqu’à la livraison (devis, choix des langagiers, rétroaction, facturation, consignation des documents clés du projet, etc.).

Bien que cet exercice nécessite un certain temps, vous constaterez qu’il peut vraiment contribuer à l’efficacité de votre entreprise et de ses activités. Si vous êtes rigoureux et si vos procédures sont bien documentées, vous n’aurez aucune surprise ni aucun problème majeur à relever quand viendra le jour de la vérification.

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En quoi consiste la vérification de votre entreprise

Combien de temps durera la vérification de votre entreprise?

Tout dépend de la taille de l’entreprise. Pour la plupart des PME, la vérification dure moins d’une journée. Si vous avez plusieurs succursales, il se peut que vous ayez à consacrer plusieurs jours pour vous assurer que vos processus sont mis en place de façon uniforme partout dans l’entreprise. Si vous donnez des travaux de traduction en sous-traitance, vous pourriez avoir besoin d’une documentation supplémentaire pour décrire la façon dont vous travaillez avec vos fournisseurs, protégez la sécurité des documents qui sont transmis à l’extérieur de l’entreprise, etc.

Qu’arrive-t-il pendant la vérification?

Quand le vérificateur d’Orion se présente dans votre entreprise, il a en mains une liste de vérification, établie à partir de la norme, qu’il utilise pour examiner vos procédures.

  • La vérification commence par un entretien avec vous et votre équipe de gestion sur les activités de votre entreprise, ses buts et ses objectifs, ainsi que les procédures déjà en place.
  • Toujours avec vous et votre équipe de gestion, le vérificateur passe ensuite en revue l’ensemble des processus par rapport aux exigences spécifiques de la norme. Il examine notamment la documentation sur les processus d’embauche, la gestion de projet, le contrôle de la qualité, les considérations techniques, etc.
  • Une fois la documentation présentée et vos normes bien établies, le vérificateur questionne des employés dans diverses fonctions opérationnelles et observe la façon dont les gens travaillent et appliquent concrètement vos processus et vos normes.

Le vérificateur a essentiellement accès à toute votre entreprise et peut s’entretenir avec tous vos employés. C’est pourquoi il est important de préparer vos employés et de vous assurer de leur participation dès le début. Plusieurs fournisseurs de services de traduction qui ont fait l’objet d’une vérification ont constaté que le vérificateur offrait des conseils et des recommandations qui les ont vraiment aidés à s’améliorer.

Les résultats de la vérification de votre entreprise

Si vous n’êtes pas conforme à l’un ou l’autre des aspects de la norme, le vérificateur peut vous accorder une approbation conditionnelle et vous remettre une liste d’éléments à corriger. Lorsque les écarts auront été comblés,le vérificateur retournera dans votre entreprise (des frais supplémentaires pourraient être requis pour cette deuxième visite). Il n’y a pas de délai obligatoire avant une deuxième visite. Cependant, celle-ci doit être planifiée dans un délai raisonnable si vous voulez que la vérification initiale des sections conformes à la norme soit toujours valide.
Lorsque le vérificateur est satisfait des résultats de la visite, il les fait examiner par un évaluateur principal d’Orion. Si celui-ci juge que le vérificateur a soumis la recommandation appropriée, il approuve la remise de votre certificat.

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Maintien de la norme

Après avoir reçu votre certification CAN/CGSB 131.10-2008, il vous incombe, en tant que fournisseur de services de traduction, de vous assurer que votre entreprise continue à se conformer à la norme en tout temps. À titre de vérificateur retenu par l’AILIA, Orion est autorisée à procéder à des évaluations ponctuelles à tout moment pour vérifier la mise en pratique de la norme au sein de votre entreprise.

Le fournisseur de services de traduction est également responsable de demeurer au fait des développements dans l’industrie et de toute modification apportée à la norme. La norme est révisée tous les cinq ans et demeure valide dans l’intervalle. Aucune révision imminente n’est prévue.

Évaluations du maintien de la norme

Les évaluations du maintien de la norme sont effectuées par Orion Assessment Services tous les deux ans. Le processus est le même que celui de la vérification initiale, avec les mêmes questions et la même liste de vérification.

Même si le processus adopté pour les évaluations du maintien de la norme n’a pas été abrégé, votre préparation ne devrait pas être longue si votre entreprise s’est conformée aux procédures approuvées et, par conséquent, aux exigences de la norme.

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Pour toute question

David Huebel, Orion Assessment Services of Canada, 416 709-8070
AILIA – Association de l’industrie de la langue, 819 595-3849, communication@ailia.ca

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